Privacyverklaring
Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, van eerste contact tot onderzoek,
behandeling en nazorg.
1. Wie is verantwoordelijk?
July Clinic B.V., gevestigd aan Groenewoudsedijk 63, 3528 BG Utrecht (KvK 42014744), is
verantwoordelijk voor de in deze verklaring beschreven verwerking van persoonsgegevens.
Vragen of verzoeken over privacy kunt u sturen naar contact@july.nl of telefonisch stellen via 030
760 7777.
2. Welke gegevens verwerken we?
Websitebezoekers
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals uw IP-
adres, browsertype, apparaatgegevens en gegevens over uw gebruik van de website. Voorcookies en vergelijkbare technologieën verwijzen wij naar onze cookieverklaring.
Informatie- en brochureaanvragen
Wanneer u een brochure of informatie aanvraagt of contact opneemt, verwerken wij de gegevens
die nodig zijn om uw verzoek af te handelen, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer,
postadres (bij een brochure per post), leeftijdscategorie en de door u verstrekte informatie of voorkeuren. Wij registreren ook onze correspondentie en de status van uw aanvraag.
Afspraak en vooronderzoek
Wanneer u een vooronderzoek of afspraak plant, verwerken wij uw identificatie- en
contactgegevens, afspraakgegevens, noodzakelijke correspondentie en, wanneer passend voor
de voorbereiding of uitvoering, informatie over uw ogen, gezichtsvermogen, medicatie en
gezondheid.
Onderzoek, behandeling en nazorg
Wanneer u bij July in zorg komt, verwerken wij gegevens die noodzakelijk zijn voor goede en
veilige zorg, waaronder identiteitsgegevens, uw BSN voor zover wettelijk vereist,
contactgegevens, relevante gegevens over huisarts, apotheek en andere behandelaren,
medische voorgeschiedenis, medicatie en allergieën, meet- en onderzoeksresultaten, beelden,
diagnoses, behandelvoorstellen, toestemmingen, operatie- en implantaatgegevens en
nazorgverslagen. Deze gegevens maken waar van toepassing deel uit van uw medisch dossier.
Betalingen en administratie
Voor offertes, facturen, betalingen en onze administratie verwerken wij onder meer factuur- en
betaalgegevens en informatie over de geleverde diensten.
3. Waarom verwerken we deze gegevens en op welke grondslag?
We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor omschreven doeleinden en op een geldige
AVG-grondslag:
- Contact en aanvragen: uw vraag beantwoorden, een brochure sturen, uw interesse opvolgen
en een afspraak plannen. Afhankelijk van de situatie is de grondslag het uitvoeren van uw
verzoek of overeenkomst, dan wel ons gerechtvaardigde belang bij passende opvolging van
uw aanvraag. - Zorg: het voorbereiden en uitvoeren van het vooronderzoek, behandeling en nazorg, het
bijhouden van uw dossier, identiteitscontrole en communicatie met bij uw zorg betrokken
zorgverleners. De grondslag is de behandelingsovereenkomst of een wettelijke verplichting,
en voor gezondheidsgegevens geldt aanvullend de wettelijke uitzondering voor zorgverlening
onder beroepsgeheim. - Veiligheid, kwaliteit en klachten: kwaliteitsbewaking, onderzoek van incidenten, beveiliging
en behandeling van vragen en klachten, op basis van wettelijke verplichtingen of een passend
gerechtvaardigd belang; gezondheidsgegevens verwerken wij hiervoor uitsluitend wanneer dat
afzonderlijk is toegestaan. - Financiële afhandeling: offertes, facturatie, betalingen en het naleven van boekhoudkundige
en fiscale verplichtingen op grond van een overeenkomst of wettelijke plicht. - Marketing: informatie over uw aanvraag en, wanneer toegestaan, aanvullende informatie overJuly. Voor commerciële berichten waarvoor toestemming nodig is vragen wij die vooraf.
Afmelden kan via de berichten of contact@july.nl. Voor niet-noodzakelijke trackingtechnieken
vragen wij afzonderlijk toestemming via Cookiebot.
Een brochureaanvraag betekent niet automatisch dat u toestemming heeft gegeven voor
onbeperkte marketing. Het bewaren van uw gegevens in ons CRM is bovendien iets anders dan
toestemming om marketingberichten te sturen.
4. Gezondheidsgegevens en ons CRM
Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken ze wanneer dit
voor zorgverlening noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Toegang tot het medisch dossier is
beperkt tot bevoegde medewerkers die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Zorgverleners zijn gebonden aan hun beroepsgeheim en andere betrokken medewerkers aan
geheimhouding.
Voor aanvragen en contact gebruiken wij een CRM-systeem, waaronder HubSpot. Ook een
vermelding van een zichtwens of behandelinteresse kan gevoelige informatie zijn. Wij beperken
de gegevens in dit systeem tot wat nodig is voor de aanvraag en opvolging. Het medisch dossier
wordt in het daarvoor bestemde patiëntendossiersysteem beheerd.
5. Waar komen de gegevens vandaan?
Meestal ontvangen wij gegevens rechtstreeks van u: via de website, een telefonisch gesprek, e-
mail, een vragenlijst of tijdens een onderzoek of behandeling. Voor zover noodzakelijk en toegestaan kunnen wij relevante informatie ontvangen van uw huisarts, apotheek, optometrist of
een andere zorgverlener. Wanneer voor het opvragen of ontvangen toestemming nodig is, vragen
wij die.
6. Met wie delen wij gegevens?
Binnen July hebben uitsluitend medewerkers toegang die dat voor hun werkzaamheden nodig
hebben. Wanneer nodig en wettelijk toegestaan, delen wij gegevens met rechtstreeks betrokken
zorgverleners, verwijzers, apotheken en andere zorgaanbieders. Verder maken wij gebruik van
leveranciers voor het patiëntendossier, IT/hosting, communicatie, CRM (zoals HubSpot),
websitebeheer, analytische diensten en betalingen. Met verwerkers sluiten wij waar nodig een
verwerkersovereenkomst.
Wij kunnen gegevens delen als dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld
met bevoegde toezichthouders.
Welke advertentie- en meetdiensten via de website gegevens ontvangen, en onder welke
toestemming, staat in de cookieverklaring. Wij sturen geen medische dossiergegevens naar
advertentieplatforms voor commerciële targeting.
7. Verwerking buiten de EER
Bij het gebruik van externe leveranciers kan verwerking of toegang buiten de Europese
Economische Ruimte plaatsvinden. Waar dit aan de orde is, gebruiken wij de daarvoor vereiste
juridische waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of toepasselijke modelcontractbepalingen,
en beoordelen wij welke aanvullende maatregelen nodig zijn. Vragen over een specifieke
leverancier kunt u aan ons stellen via contact@july.nl.
8. Bewaartermijnen
- Medisch dossier: in beginsel minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, of
langer wanneer goede zorg of een andere wettelijke reden dat vereist. - Financiële basisadministratie: in beginsel zeven jaar voor zover de fiscale bewaarplicht van
toepassing is. - Aanvragen en leads die geen cliënt worden: maximaal 24 maanden na het laatste
inhoudelijke contact. Gegevens die eerder niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren
wij eerder. Een geautomatiseerde marketingmail zonder reactie geldt niet als nieuw inhoudelijk
contact. - Toestemmings- en afmeldgegevens: zolang dat nodig is om toestemming en eventuele
bezwaren aan te tonen of te respecteren, binnen toepasselijke wettelijke kaders.
Voor gegevens die onderdeel worden van het medisch dossier geldt de afzonderlijke medische
bewaartermijn. Het recht om marketing te ontvangen volgt niet uit een langere bewaartermijn.
9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder
toegangsbeperkingen, beveiligde verbindingen, passende authenticatie, logging, back-ups en
geheimhoudingsafspraken. Bij een datalek beoordelen wij de risico’s en informeren wij waar
wettelijk vereist de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokken personen.
10. Uw rechten
U kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, een afschrift, correctie, aanvulling,
verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen
bepaalde verwerkingen en toestemming altijd intrekken. Voor een medisch dossier kunnen wettelijke bewaarplichten en andere uitzonderingen gelden. Stuur uw verzoek naar
contact@july.nl. Om uw privacy te beschermen kunnen wij uw identiteit op passende wijze
controleren.
Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als de AVG dat toestaat, kan deze termijn met
maximaal twee maanden worden verlengd; daarover informeren wij u tijdig.
11. Klachten
Heeft u vragen of een privacyklacht, mail ons via contact@july.nl. U heeft ook het recht een klacht
in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Cookies, externe websites en wijzigingen
Bekijk de cookieverklaring voor de cookies en trackingtechnieken op july.nl. Links naar externe
websites vallen onder het privacybeleid van de betreffende aanbieder. Wij kunnen deze verklaring
aanpassen wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert; de actuele versie
staat op deze website.